De impact van COVID-19

Dit onderdeel bevat een weergave van de kennis en inzichten die tot 1 april 2020 zijn vergaard en besluiten die tot op dat moment zijn genomen rondom de crisis als gevolg van de COVID-19 pandemie (hierna: Corona). ROC MN blijft de situatie en haar verplichtingen  monitoren.

Voortgang activiteiten

De coronapandemie brengt risico’s met zich mee, die hieronder zijn uitgewerkt. Voor de korte termijn lijkt een aantal risico’s financieel goed op te vangen. De exacte invloed van het coronavirus op de financiële prestaties is op dit moment niet goed in te schatten, maar het operationele en financiële weerstandsvermogen van onze organisatie is groot, waardoor risico’s kunnen worden opgevangen, en de activiteiten kunnen worden voortgezet.

Structuur

Vanaf 5 maart 2020 is ROC Midden Nederland gestart met aangepaste activiteiten en communicatie vanuit het College van Bestuur en Crisismanagementteam (CMT) omtrent corona. De overlegstructuur van het CMT bestaat al enige jaren en wordt situationeel aangevuld met experts. Het reguliere CMT binnen ROC MN bestaat uit: voorzitter CvB, bestuurssecretaris, directeur Facilitair Bureau (tevens hoofd integrale veiligheid), directeur Marketing & Communicatie en de woordvoerder. Daarnaast wordt het team gedurende de beheersmaatregelen ten aanzien van corona structureel aangevuld met minimaal een extra CvB-lid en de directeur P&O.

Afhankelijk van de fase en onderwerpen zijn deze periode ook experts toegevoegd aan het CMT, zijnde collegedirecteuren, directeur Dienst Onderwijs Services en een medewerker met expertisegebied examinering. Input vanuit de ondersteunende diensten en colleges is verzameld en ingebracht door de leden van het CMT. Het ophalen en bespreken van aandachtspunten en zeer frequente terugkoppeling (behorende bij fase in proces) naar alle directieleden en vervolgens stakeholders maken deel uit van de ondernomen beheersmaatregelen.

Aandachtspunten en activiteiten

De aandachtspunten t.a.v. bedrijfskritische processen zijn per dienst besproken. Op dit moment zijn er geen aandachtspunten geconstateerd die structurele impact hebben op het voortbestaan van ROC MN. De benoemende aandachtspunten betreffende ondersteuning, voorzieningen en facilitering nemen we mee in onze reguliere processen van evaluatie en planning. Voor de korte termijn is stil gestaan bij de impact die voorzien is met betrekking tot examinering en diplomering, bindende studieadviezen, studievoortgang en instroom.

Mbo-scholen krijgen meer vrijheid om tijdens de coronacrisis een leerling een diploma toe te kennen. De kwaliteit van het diploma staat voor ROC MN niet ter discussie. Het blijft een waardepapier waarvoor aan kwaliteitseisen voldaan dient te worden. Wel heeft minister Ingrid van Engelshoven het volgende besloten na overleg met de sector: “Mbo-scholen kunnen meer maatwerk toepassen bij het besluit om een mbo-student een diploma te verlenen”. Ook bij de beroepspraktijkvorming (BPV) krijgt een mbo-school meer ruimte. Als die door de crisis voortijdig is afgebroken, mogen scholen bepalen of de leerdoelen en praktijkopdrachten afgerond kunnen worden zonder dat alle uren daarvoor zijn gemaakt. Het is een aanvulling op eerdere afspraken die zijn gemaakt sinds het uitbreken van de coronacrisis. Het positief of negatief bindend studieadvies kan pas gebeuren wanneer er over de hele linie voldoende beeld is over de studievoortgang en de school hierbij de persoonlijke omstandigheden van de student betrekt. Het feit dat de student onvoldoende studievoortgang heeft geboekt vanwege de coronamaatregelen, en daardoor niet alle resultaten heeft behaald, is zo’n omstandigheid.

Onderstaande bevindingen en afspraken maken deel uit van onze beheersmaatregelen en aangepaste beleidslijnen:

• Richtlijnen van het kabinet worden gevolgd. Naleving RIVM richtlijnen is vanzelfsprekend.

• Elk team dat direct kan starten met afstandsonderwijs doet dat ook.

• Alle studenten die zich aanmelden worden direct geplaatst, m.u.v. quotum opleidingen.

• Er is contact met alle studenten in het buitenland, een aantal kiest er voor te willen blijven.

• Voorlopig stopt ROC MN met plannen voor internationale activiteiten.

• Als buitenschoolse praktijkvorming (BPV) stopt, door student of leerbedrijf, is het aan het onderwijsteam daar duidelijke afspraken ten behoeve van de student over te maken.

• Als de BPV doorloopt en examens ingepland worden dan is dat toegestaan.

• Voor VAVO start de examinering op de locaties (Kampereiland en Disketteweg 10) vanaf 14 april 2020. De RIVM richtlijnen worden toegepast.

• In het MBO worden geen examens op eigen locaties uitgevoerd (examinering in BPV is een uitzondering) tot 11 mei 2020. De RIVM richtlijnen worden toegepast.

• Onderwijsteams en examencommissies waar het examenplan om aanpassing vraagt onderbouwen dit en borgen de vaststelling van het nieuwe plan door de examencommissie.

• Er volgt een nader overleg met de Hogeschool Utrecht over de doorstroom vanuit MBO naar HBO in schooljaar 2020/2021.

Mogelijke effecten in het onderwijs

Er is nog onvoldoende informatie beschikbaar over het effect van de “intelligente” lockdown en de getroffen maatregelen op in-,  door- en uitstroom binnen het onderwijs. Er is een diversiteit aan leervormen en oplossingen met betrekking tot afstandsleren ingezet. Mogelijke impact en effecten behoeven nog aandacht. De effecten van de lockdown zoals het missen van lessen, uitgestelde studieadviezen, meldingen aan leerplicht of RMC, uitgestelde examens en het resultaat van afstandsleren kunnen pas op een later moment bepaald worden. De gesprekken daarover kunnen worden opgenomen in de reguliere kwaliteitscyclus (evaluatie, bijstelling o.b.v. resultaten, aangepaste jaarplannen). De onderwijsteams onder leiding van de managers kunnen met input van de student en studentcoaches daar een beoordeling van maken die leidt tot bijstelling van het proces van studieadvies en wellicht onderwijsplanning in de teams.

De ‘lockdown’ situatie in 2020 kan van invloed zijn op het beeld dat nieuwe studenten zich voorafgaande over de opleiding kunnen vormen en daarmee verloopt het bewustzijnsproces in keuze van de opleiding niet zoals we dat beogen. De voorkeur die wellicht ontstaat voor vitale beroepen na corona kan een verschuiving in het gevraagde aanbod van opleidingen betekenen voor onze studenten. Dat geldt ook voor werknemers die in het kader van leven lang ontwikkelen een traject aan gaan.

Corona zou ook zijn effect kunnen hebben op de toekomstige internationaliseringsmogelijkheden voor onze studenten en docenten. Met name in de buitenlandse stages en de Erasmus Plus trajecten is er mogelijk een beperking in initiatieven en mogelijkheden in 2020 en verder. Het is nog te prematuur om hierover conclusies te trekken.

De te verwachten crisis in de horeca, toerisme, bouw, industrie en het MKB na corona heeft mogelijk een effect op het arbeidsmarktperspectief van studenten en de instroom van BBL studenten in het MBO in 2020/2021 en verder. Niet alleen is de productiviteit op veel plaatsen gedaald, het aantal faillissementen stijgt. De uiteindelijke impact op de diverse bedrijfstakken is nog niet te overzien.

Het aantal BBL studenten binnen ROC MN steeg de laatste jaren licht, mede veroorzaakt door de verbeterde perspectieven op de arbeidsmarkt. Toch zijn er ook optimistische geluiden. De flexibilisering van onderwijs heeft een vlucht genomen en dat biedt ook meer kansen naar de toekomst toe. Programmering van digitaal onderwijs kan een plek in het curriculum in blijven nemen. In de investeringsbegrotingen van ROC MN heeft innovatie en budget daarvoor al een prominente plek.

Financiële risico’s

Bekostiging

Financiering/bekostiging vanuit het Ministerie loopt door. De cashflow zal stabiel blijven. Mede daardoor zijn er geen risico’s op doorbetalingen van de salarissen en zijn er geen specifieke regelingen met de pensioenfondsen, belastingdienst en/of garantstellingen getroffen. Er zijn geen risico’s op correctie van de bekostiging vanwege de teldata 1 oktober en 1 februari. Bij de uitbraak van de coronacrisis was de teldatum 1 februari 2020 reeds gepasseerd. Dat betekent dat de latere coronamaatregelen geen invloed hebben op de verblijfsbekostiging op deze teldatum. Dit geldt tevens voor de rest van het schooljaar 2019-2020.

In het Servicedocument Hoger Onderwijs is aangegeven dat moet worden voorkomen dat een mbo-student volgend studiejaar niet aan zijn hbo-opleiding kan beginnen door een kleine studievertraging, die het gevolg is van de coronacrisis. Het gaat dan om de mbo-student die door deze crisis nog één of enkele kleine vakken niet heeft kunnen afronden voor 1 september dan wel in de afronding van beroepspraktijkvorming zit en dat wel voor 1 januari 2021 kan doen. De hogeschool zal deze student toch al toelaten tot haar onderwijs. Na mbo-diplomering vindt dan formele inschrijving plaats; als het mbo-diploma niet voor 1 januari 2020 wordt behaald, zal de student alsnog van de hbo-opleiding af moeten.

Voor wat betreft het schooljaar 2020-2021 is de eerste teldatum voor de verblijfsbekostiging 1 oktober 2020. Als de student op die datum staat ingeschreven op basis van een onderwijsovereenkomst en voldoet aan de overige bekostigingsvoorwaarden is er recht op bekostiging. Om voor bekostiging in aanmerking te komen is o.a. aantoonbare onderwijsinspanning (les of buitenschoolse praktijkvorming) vereist. ROC MN toont dit in het reguliere proces door de roostering te combineren met de presentieregistratie. Presentieregistratie en vastlegging in Eduarte blijft essentieel om invulling te geven aan onze wettelijke taken. Zolang scholen verplicht gesloten blijven en afstandsonderwijs geven, is het melden van verzuim niet verplicht. Aanvullende communicatie daarover zal vanuit DUO ook plaatsvinden.

Voor de “HO-verlengers” betekent dit dat er bij diplomering vóór 1 oktober 2020 geen invloed is op de bekostiging. Dit geldt ook voor diplomering na 1 oktober 2020 als aan de overige bekostigingsvoorwaarden is voldaan. Eveneens is er recht is op verblijfsbekostiging, zolang de inschrijving op een onderwijs- en niet een examenovereenkomst is gebaseerd. Wanneer de “HO-verlenger” op 1 januari 2021 niet is gediplomeerd zal deze “terugvallen” naar het mbo.

Invulling van onze wettelijke opdracht om een programma van 1600 studiebelastingsuren aan te bieden en daarvan minimaal 1000 klokuren per jaar aan onderwijsactiviteiten en stagebegeleiding aan te tonen komt in het geding. Dit is echter niet relevant voor de bekostiging. Afstandsonderwijs kan, ook buiten het corona tijdperk, gezien worden als onderwijstijd en daarmee ook als lestijd in de zin van de Leerplichtwet, als dit de kwaliteit of toegankelijkheid van het onderwijs ten goede komt. Door de lockdown maatregelen zijn we als sector gedwongen dit in te zetten als vervanging voor het reguliere onderwijsprogramma. Vanwege de huidige coronacrisis ziet de onderwijsinspectie af van het meten van onderwijstijd. De gestelde eisen aan onderwijstijd vervallen daarmee voor dit schooljaar. Het eerder genoemde bewustzijnsproces van studenten in keuze van opleiding zou mogelijk kunnen leiden tot hogere uitvalcijfers. Lagere instroom, hogere uitval cijfers en administratieve dossiers hebben mogelijk een toekomstig effect op de bekostiging. Dat is financieel vanwege de T-2 structuur over 2 jaar zichtbaar. Aantoonbaarheid van het op afstand volgen van onderwijs en de bijbehorende registratie en verzuimmeldingen in 2020 kunnen daarmee een administratief risico in de dossiers vormen. ROC MN monitort deze ontwikkelingen voortdurend en kan indien noodzakelijk deze aspecten tijdig in scenario’s opnemen.

Debiteurenrisico en kassiersfunctie stichting

Het debiteurenrisico met betrekking tot het Wettelijk Verplicht Cursusgeld (WVC) is op dit moment nog klein. Op verzoek verlenen we uitstel van betaling tot 1 juli 2020, daarna is de vordering opeisbaar. Deze verzoeken zijn momenteel nog gering in aantal. De verwachting is dat er een post oninbaar zal zijn, eind maart stond nog € 144K open. Het uitstaand bedrag is iets hoger dan gebruikelijk echter nog niet verontrustend. Gezien het feit dat we de kassiersfunctie uitvoeren voor DUO is de verwachting dat ook DUO anders zal omgaan met de regelgeving aangaande niet geïncasseerde bedragen van BBL studenten. Hierover is op dit moment nog geen informatie beschikbaar.

Bedrijfsopleidingen

Het debiteurenrisico Bedrijfsopleiding (3e geldstroom) is als volgt:

• Vertraagde betaling: € 58K

• Risico betalingen: € 100K (merendeel kinderopvanginstelling en een zorginstellingen)

• Oninbaar: € 12K (gebruikelijk op jaar basis-geen Corona effect)

De te genereren omzet zal een kortstondig dalend effect geven in de periode maart-juni maar naar verwachting op een later tijdstip ingehaald worden.

Extra kosten

Er zullen extra kosten gemaakt worden om personeel van een goede thuiswerkplek te voorzien. Op dit moment lijken deze posten beperkt. Leenlaptops waren veelal op voorraad en de beeldschermen zijn vanuit de interne plekken gebruikt. Er zijn kosten voor annuleringen van reizen, excursies alsmede doorlopende contracten. Eind maart is voor een bedrag van ruim €73K kosten gemaakt. De verwachting is dat deze kosten toenemen met name ook vanwege het feit er onderhandelingen gaande zijn met de inhuurdesk (Metafoor) om (extern) ingehuurde docenten tijdelijk deels(!) door te betalen om na de Corona crisis over voldoende docenten te kunnen beschikken. De verwachting is dat de betrokken bedragen in 2020 niet materieel zullen zijn.

Ziekteverzuim

Het verzuim in Q1 2020 is (überhaupt) in vergelijking tot afgelopen jaren (m.u.v. 2018- griepgolf) relatief hoog. De meldingsfrequentie in Q1 is vergelijkbaar met voorgaande jaren. Het kortdurende verzuim is, met name januari en februari 2020 relatief laag vergeleken met eerdere jaren. In 2020 neemt het kortdurend verzuim in maart fors toe t.o.v. februari en is vergelijkbaar met 2019. Mocht de stijging aanhouden komt het kortdurend verzuim op een vergelijkbaar niveau als in 2018. De cijfers duiden nog niet op een verontrustende stijging. Re-integratie trajecten lopen mogelijk vertraging op. UWV geeft middels een addendum “Wet verbetering Poortwachter i.v.m. dd. 010420” op de site aan dat UWV rekening zal houden met vertraging als de werkgever in de verslagen nauwkeurig beschrijft welke invloed de COVID-19 crisis van invloed is geweest op de desbetreffende casus. De bedrijfsarts en arbeidsdeskundige zullen hier een belangrijke rol in kunnen spelen.

Nieuwbouwproject Horeca & Toerisme College

Het nieuw(verbouw) project van het Horeca & Toerisme College aan de Newtonbaan 12 in Nieuwegein ondervindt geen vertraging